Comprendre les champs destinataire, CC et CCI dans un email

Dernière modification le octobre 25 2024

Maîtriser les différences entre les champs “A”, “CC” et “CCI” d’un email

 

Les emails, nous les utilisons tous chaque jour pour bien des usages sans même plus nous en rendre compte tellement ils sont devenus partie intégrante de notre quotidien… mais les utilise-t-on toujours de la bonne manière?

 

Un cas typique qui semble poser problème à beaucoup de gens réside sur la question suivante : “comment notifier une personne de l’email que je vais envoyer pour qu’il soit en copie de ce message”? Utiliser le champ “A” ? Ou plutôt le champ “CC” à la place? Ou même encore plutôt le champ “CCI”?
Certains penseront que c’est du pareil au même, et qu’importe la solution choisie, le message arrivera bien en copie dans la boite email de la personne indiquée… or même si la finalité peut être simplifiée en ce sens, il faut bien comprendre qu’il existe malgré tout des nuances et des usages plus ou moins adaptés à l’utilisation tantôt du champ “A”, ou du champ de copie “CC” ou même encore du champs de copie invisible “CCI” lors de l’envoi d’un email, et que lorsqu’on connaît bien leurs différences, alors il est possible de les utiliser au mieux selon les circonstances!

 

Dans cet article technique nous allons donc zoomer sur les différences entre ces 3 manières possibles d’adresser un email à une personne (A / CCCC, signifiant "Copie Carbone", est un terme informatique en rapport avec les envois d'emails. Lors de l'envoi d'un emai... More / CCICCI, signifiant “Copie Carbone Invisible“, est un terme informatique en rapport avec les envois d’emails. Il s'agi... More), et dans quel cas de figure il est plus opportun d’utiliser l’une ou l’autre d’entre elles. Quelques minutes de lecture à peine, et tout cela n’aura plus aucun secret pour vous!

 

 

Choisir LE destinataire ou LES destinataires d’un email?

 

Lorsque vous écrivez un email à une personne donnée, la première chose nécessaire est bien entendu de connaître son adresse email (et au besoin de vérifier si elle existe toujours si vous n’en êtes pas sûr)… et la suivante est de positionner cette dernière dans le bon champ pour lui adresser le message.

 

Dans le cas le plus standard ou vous n’avez qu’un seul et même interlocuteur avec qui échanger, alors il n’y a pas de question à se poser : il faut simplement mettre son adresse email dans le champ “A”, rédiger le contenu du message et le tour est joué!

 

Si l’on prend comme exemple le besoin d’écrire un email à “Jeanne”, alors on saisit l’adresse email de cette dernière dans le champ “A” et on envoi le mail en deux clics : simple et évident n’est ce pas?

 

 

 

 

Maintenant imaginons que ce même mail doit être adressé à la fois à Jeanne et Thierry, comment faire cela?

En effet, à partir du moment où l’on doit envoyer un email à plus d’un seul destinataire, plusieurs possibilités s’offrent à nous et c’est en général là que l’on commence à ne plus trop savoir où mettre les adresses emailsLes adresses emails, également appelées "adresses électroniques" ou plus simplement "emails", représente une forme d... More concernées…

Il faut donc se poser une toute première question simple qui est : “est-ce que les deux personnes qui doivent recevoir mon email sont toutes les deux mes interlocutrices directes sur ce contenu?” Si c’est le cas et que dans notre exemple précédent aussi bien Jeanne que Thierry sont tous les deux directement impliqués et susceptibles de réagir à mon email, alors on peut considérer qu’ils devraient être tous les deux destinataires directs de l’email, sans distinction.

 

Dans ce cas de figure alors, dans le champ de saisie “A” du destinataire, on saisira successivement les deux adresses emails (l’une après l’autre) de telle sorte qu’elles apparaîtront côte à côte en tant que destinataires.

 

 

 

 

Adresses emails mises en copie (CC) d’un message

 

Dans la pratique, on utilisera plutôt le champ de copie (CC) au lieu du champ de destinataire principal (A), lorsque le contenu envoyé est à simple visé informatif de la part de la personne ajoutée en copie, et qu’elle ne constitue donc pas le réel destinataire de ce contenu. On souhaite donc que la personne mise en copie soit informée du contenu de ce message, mais nous n’attendons en général pas nécessairement de réponse de sa part sur ce sujet, au contraire de la personne qui est identifiée comme destinataire direct (A) du contenu envoyé.

 

On trouvera donc souvent ce type de mise en copie dans la sphère professionnelle notamment, où par exemple un employé écrit un message à un autre employé de la même société (ou à un fournisseur), en incluant en copie une personne d’un service différent au sien et qui doit avoir l’information transmise (même si celle-ci n’a pas pour vocation de participer directement à l’échange débuté entre l’émetteur et le destinataire).

 

On notera que la personne recevant le message dont elle était en simple copie (CC) verra d’elle même qu’elle n’est pas le destinataire principal de l’email, et donc pourra en déduire toute seule qu’une réponse n’est pas nécessairement attendue de sa part sur ce contenu précis.

 

Pour inclure une adresse email en copie d’un message, il suffit de mettre celle-ci dans le champ CC de la zone d’écriture du message. Dans l’exemple ci-dessous on voit que Jeanne est la destinatrice principale du message qui va être envoyé, et que Thierry sera en copie simple de ce dernier.

 

 

 

 

Note : il n’est pas possible d’envoyer un message en ne mettant QUE l’adresse d’une personne en copie (CC) : il faut obligatoirement qu’au moins une adresse email ait été mise dans le champs destinataire “A”, pour qu’une adresse supplémentaire en copie (CC) puisse être utilisée en supplément.

 

 

Adresses emails mises en copie invisible (CCI) d’un message

 

Le champ de copie caché (CCI) est un champ particulier et qui diffère assez nettement de l’utilisation des champs de destinataires principaux (A) et des destinataires en simple copie (CC). Autant l’utilisation préférentielle du champ “A” ou du champ “CC” peut parfois être subjective et interchangeable, autant celle du champ CCI est radicalement différente.
Il s’agit ici de vouloir délibérément cacher aux yeux du destinataire le fait qu’une personne tierce ait obtenu le message qui a été envoyé : et ceci peut être utile dans différents contextes.

 

Cela permettra par exemple d’informer une personne tierce du contenu d’un message envoyé, sans pour autant dévoiler l’adresse email de celle-ci : ceci étant pratique dans le cadre d’un usage professionnel des emails, par exemple au travers d’une correspondance avec un client sur les besoins d’une commande avec la mise en copie caché d’une personne du support interne à la société.

 

On retrouvera également dans les cas classiques d’utilisation de cette fonctionnalité, le besoin d’avertir un employé sur un état de fait le concernant, tout en traçant ce message auprès d’un responsable de la société à travers une mise en copie cachée de ce dernier.

 

On notera que la personne recevant le message dont elle était en copie cachée (CCI) verra d’elle même qu’elle n’est pas le destinataire principal de l’email, et donc pourra en déduire toute seule qu’une réponse n’est pas nécessairement attendue de sa part sur ce contenu précis.

 

Pour inclure une adresse email en copie d’un message, il suffit de mettre celle-ci dans le champ CCI de la zone d’écriture du message. Dans l’exemple ci-dessous on voit que Jeanne est la destinatrice principale du message qui va être envoyé, et que Thierry sera cette fois-ci en copie cachée de ce dernier.

 

 

 

 

Note : il n’est pas possible d’envoyer un message en ne mettant QUE l’adresse d’une personne en copie cachée (CCI) : il faut obligatoirement qu’au moins une adresse email ait été mise dans le champs destinataire “A”, pour qu’une adresse supplémentaire en copie cachée (CCI) puisse être utilisée en supplément.

 

 

Que peuvent voir et déduire les réceptionnaires de l’email en fonction du champs A, CC et CCI

 

Les choix qui ont été fait par le rédacteur du message envoyé apparaîtront clairement en tant que tels pour ceux qui recevront le message : chacun pourra savoir quel était (ou quels étaient) le(s) destinataire(s) principal de ce message et qui n’était qu’en copie simple (CC) de ce dernier.
Une éventuelle personne en copie caché (CCI) ne sera cependant pas connue des autres destinataires des champs A et CC du message, et elle ne saura pas s’il y avait d’autres personnes (en plus d’elle-même) en copie caché.

En guise d’exemple concret prenons le message suivant :

 

 

 

Si l’on se place dans la peau des différentes personnes ayant reçu cet email, chacun pourra déduire ceci en ouvrant le contenu :

 

–  Jeanne :

* saura qu’elle était destinatrice du message, ainsi que Thierry.

* saura que Frederic était simplement en copie du message

* ne saura pas que Sophie et Marc ont également reçu le contenu du message

 

 – Thierry :

* saura qu’il était destinataire du message, ainsi que Jeanne.

* saura que Frederic était simplement en copie du message

* ne saura pas que Sophie et Marc ont également reçu le contenu du message

 

– Frederic :

* saura qu’il était simplement en copie du message

* saura que les destinataires principaux du message étaient Jeanne et Thierry

* ne saura pas que Sophie et Marc ont également reçu le contenu du message

 

– Marc :

* saura qu’il était en copie caché (CCI) du message, et donc que Thierry, Jeanne et Frederic ne sont pas au courant qu’il l’a eut également

* saura que les destinataires principaux du message étaient Jeanne et Thierry

* saura que Frederic était simplement en copie du message

* ne saura pas que Sophie a reçu une copie caché (CCI) du contenu du message également

 

– Sophie :

* saura qu’elle était en copie caché (CCI) du message, et donc que Thierry, Jeanne et Frederic ne sont pas au courant qu’elle l’a eut également

* saura que les destinataires principaux du message étaient Jeanne et Thierry

* saura que Frederic était simplement en copie du message

* ne saura pas que Marc a reçu une copie caché (CCI) du contenu du message également

 

 

Limites techniques et légales des destinataires multiples d’un email

 

Un aspect que l’on a tous déjà vécu au moins une fois, est la réception d’un email qui est adressé à un très grand nombre de personnes en tant que destinataires directs. Ce cas de figure est typique d’une personne qui a un carnet d’adresses email de contacts et qui décide d’utiliser sa messagerie personnelle (gmail, orange, outlook, etc) pour envoyer ce même message à l’ensemble de ses contacts.
Les messageries permettent de simplifier ce processus en permettant d’écrire à un groupe de contacts (plutôt qu’une adresse unique), et le résultat de cette opération est inclusion de chacune des adresses email du groupe dans le champ “A” de l’email qui va être émis (selon la taille du carnet d’adresse cela peut parfois aller jusqu’à des centaines de contacts qui seront inclus en tant que destinataire du message).

 

 

 

 

Bien que cette opération soit simple et permettent ainsi aisément de contacter simultanément tous ses contacts d’un seul coup, en réalité cela peut vite devenir problématique et ce pour plusieurs raisons.

 

Tout d’abord d’un point de vue légal, et selon la réglementation en vigueur dans le pays concerné (par exemple le respect du RGPD pour des personnes résidant au sein de l’UE), la diffusion (et donc la divulgation) des adresses emails à toute une liste de personnes peut ne pas être autorisée. En effet dans le cadre de l’inclusion de plusieurs centaines de contacts du carnet d’adresses dans le champs “A” du message, cela implique que chacun des destinataires verra l’ensemble des adresses emails de toutes les personnes contactées, car comme vu ensemble précédemment ces informations sont affichés en clair dans l’en-tête de l’email reçu.

 

De plus, l’envoi d’un même email à beaucoup de personnes au travers de sa messagerie personnelle peut entraîner un blocage de ce dernier si le quota d’email maximal journalier a été dépassé. En effet les messageries personnelles gratuites ne sont pas dédiées aux envois “en masse”, et c’est pour cela que des quotas journaliers sont appliqués (à des seuils de tolérances divers selon les messageries), empêchant les émetteurs d’utiliser leur messagerie comme un système d’envoi de newsletters en masse par exemple.
Les envois d’emails en masse étant une branche spécifique de l’email (appelé “email marketing”), les bonnes pratiques / règles de son utilisation sont différentes de l’email à usage personnel, et doivent notamment être envoyé au travers de services dédiés à ce type de trafic marketing, appelés des “routeurs email”.
La problématique de divulgation de l’ensemble des contacts du carnet d’adresses à l’ensemble des destinataire étant par ailleurs totalement géré par les routeurs emailUn routeur email est un service en ligne permettant de simplifier et d'enrichir (au travers de statistiques et de tracki... More qui envoient des emails unitaires successif avec un SEUL contact destinataire à chaque fois, permettant de garantir la confidentialité et le respect des réglementations légales tels que le RGPD.

 

Ainsi, lorsque l’émetteur commence à avoir un carnet d’adresse conséquent et des pratiques emailing autres qu’un usage personnel de sa messagerie privé, il se doit de prendre en compte les aspects techniques et légaux associés à cette forme de communication par email, lesquels sont différents d’un usage purement personnel et a faible volume. Un des aspects en lien avec les bonnes pratiques de ces envois d’email en masse réside notamment dans le fait de s’assurer que les adresses emails utilisées soient toujours valides, permettant ainsi une meilleure délivrabilité en boîte de réception des emails envoyés.

 

 

Alternative à la copie CC et la copie cachée CCI  : la fonction “transférer un email”

 

Maintenant que vous maîtrisez l’art et la manière de jouer intelligemment entre les destinataires, les mises en copie (CC) et mise en copie cachée (CCI), nous allons voir qu’il existe également une autre manière de faire pour informer quelqu’un d’un message envoyé. Il s’agit ici non plus d’inclure l’adresse email de la personne concernée directement au moment de l’envoi du message, mais plutôt d’effectuer cette action dans un second temps, au travers de l’action “transférer” de sa messagerie.
Cette action apporte quelques différences par rapport aux mise en copie simple et en copie cachée vus dans le paragraphe précédent, que nous allons détailler ici pour une meilleure compréhension.

 

Ainsi si par exemple l’email a été envoyé uniquement à Jeanne (unique destinatrice du message, sans copie simple ni copie cachée), et que l’on souhaite également en informer maintenant Thierry : la meilleure manière de faire est d’aller dans l’email envoyé, et de cliquer sur le bouton “transférer” qui permet d’envoyer une copie du contenu de l’email envoyé, à une autre personne : on mettra alors dans le champs destinataire l’adresse email de Thierry :

 

 

 

 

Comme nous pouvons le voir ici, la fonction de transfert d’un email reprend le contenu de l’email envoyé (ou reçu), et ajoute automatiquement au départ les informations relatives à l’email initial, précédé de l’en-tête “Forwarded message”. Ce rajout automatique permet au destinataire de voir directement que l’email qu’il a reçu est un transfert d’un email qui a déjà été envoyé (ici à Jeanne), et qui lui a été ensuite retransmis dans un second temps.
Très souvent l’émetteur du message transféré rajoutera un petit texte avant le bloc “Forwarded message” afin d’indiquer à la personne à qui c’est transmis pourquoi il le lui fais parvenir : on trouvera notamment des acronymes tel que “FYI” (signifiant “for your information”), indiquant au destinataire que le message envoyé est à simple titre informatif afin qu’il soit au courant de son contenu, sans attente particulière de réponse de sa part.

 

Un cas typique de transfert de ce type est par exemple si une des personnes réceptrice du message considère que le contenu doit être partagé avec d’autres personnes qui n’ont pas été inclus dans l’envoi initial du message par son émetteur. Dans ce cas de figure, le réceptionnaire va cliquer sur “transférer” afin de partager à son tour le contenu du message qu’il a reçu avec d’autres personnes.

 

A noter que durant cette fonctionnalité de transfert, les mêmes règles vues précédemment s’appliquent en fonction que l’on saisisse les adresses emails dans les champ “A”, en copie simple (CC) ou en copié caché (CCI). Il faut donc considérer l’email transféré comme un simple email avec un contenu différent, et qui sera donc régi de la même manière que tout autre email quand au choix d’inclure les destinataires, les personnes en copie ou les personnes en copie cachée.

 

 

Correction automatique de l’adresse email saisie dans un des champs destinataire ou de copie (CC ou CCI)

 

Beaucoup de personnes pensent intuitivement que lorsqu’ils saisissent l’adresse email dans un des champs “A”, “CC” ou “CCI”, celle-ci sera automatiquement corrigée (si elle venait etre mal orthographié par exemple).

 

En réalité malheureusement cela ne se passe pas ainsi : au mieux certains clients de messagerie modernes permettent de mettre en évidence si une adresse email est en provenance d’un contact connu de son carnet d’adresses (en lui mettant une couleur différente ou en affichant un image associée à ce dernier si elle existe), mais cela ne garantit en rien que l’adresse email saisie est toujours valide et pourra recevoir le message qui va etre envoyé. Ce type de fonctionnalité représente un service à part entière appelée “vérification email“, et constitue même une pratique courante et nécessaire en email marketingLe marketing par email, également appelé Emailing, constitue une stratégie de marketing par voie digitale qui utilise... More pour s’assurer d’une meilleure délivrabilité en boîte de réception.

 

Dans le cadre d’un usage personnel, il n’y a donc pas de manière immédiate et évidente pour s’assurer que l’adresse email saisie dans un des champs est valide, mais il conviendra toutefois de noter pour ceux qui utilisent Gmail, que ce dernier permet une reconnaissance des adresses emails avec lesquelles il a déjà était en contact (même s’ils ne sont pas nécessairement dans la propre liste de contact de l’émetteur). Ainsi avec gmail, en saisissant l’adresse email dans un des 3 champs possibles, si l’adresse email est connu de lui et qu’elle possède une image, alors gmail l’affichera à côté de l’adresse email saisie, permettant de gagner en confiance sur le fait que ce qui a été saisi est correct (même si ce n’est pas infaillible et que parfois certaines de ces adresses n’existeront plus).

 

 

Synthèse sur les différences entre destinataire, copie simple (CC), et copie cachée (CCI) d’un email

 

 

Comme vous avez pu le découvrir à la lecture de cet article technique, il existe de nombreuses manières d’adresser un message par email à une ou plusieurs personnes, et chacune dispose de spécificités qui lui sont propres.

 

Maintenant que vous maîtrisez parfaitement ces aspects là, vous serez surpris de voir que bien souvent les emails que vous recevez ne respectent pas correctement ces éléments et sont envoyés souvent un peu au hasard et sans compréhension réelle. N’hésitez donc pas à partager cet article autour de vous afin d’aider les personnes de votre entourage à mieux comprendre dans quels cas il est mieux d’utiliser la copie simple (CC), la copie caché (CCI), l’usage d’un ou plusieurs destinataires, ou même encore la fonction de transfert d’un message.

 

En espérant que ces éléments techniques vous auront intéressés, n’hésitez pas a nous contacter si vous avez une question ou un besoin spécifique sur votre gestion de l’Emailing, notre équipe de passionnés saura sans aucun doute y répondre!