Modificado por última vez el 27 octubre 2024
Comprender las diferencias entre los campos “Para”, “CC” y “CCO” de un correo electrónico
Todos utilizamos el correo electrónico a diario para tantos propósitos que ni siquiera nos damos cuenta de que se ha convertido en una parte tan integral de nuestra vida cotidiana… pero, ¿lo utilizamos siempre de la manera correcta?
Un caso típico que parece plantear problemas a mucha gente es la siguiente pregunta: ” ¿Cómo le notifico a alguien del correo electrónico que voy a enviar para que tenga una copia del mensaje?” ¿Utilizo el campo “Para”? ¿O el campo “CC”? ¿O incluso el campo “CCO”?
Algunos pensarán que es lo mismo, y que sea cual sea la solución elegida, el mensaje se copiará en la bandeja de entrada del correo electrónico de la persona indicada… Pero aunque el propósito pueda simplificarse de esta manera, es importante comprender que sigue habiendo matices y usos más o menos adaptados al uso del campo “Para”, del campo de copia “CC” o incluso del campo de copia invisible “CCO” al enviar un correo electrónico, y que una vez que conozcas las diferencias entre ellos, ¡podrás hacer el mejor uso de ellos dependiendo de las circunstancias!
En este artículo técnico, vamos a ver más de cerca las diferencias entre estas 3 formas posibles de enviar un correo electrónico a alguien (Para / CCCC, que significa "Con Copia", es un término informático utilizado en relación con el envío de correos electrónicos... More / CCOCCO, que significa"Con Copia Oculta" o "Copia de carbón Oculta", es un término informático utilizado en relación con... More), y cuándo es más apropiado utilizar una u otra. Sigue leyendo durante unos minutos, ¡y lo sabrás todo!
¿Elegir el destinatario o destinatarios de un correo electrónico?
Cuando escribes un correo electrónico a una persona determinada, lo primero que tienes que hacer es, por supuesto, averiguar su dirección de correo electrónico (y, si es necesario, comprobar que sigue existiendo si no estás seguro)… y lo siguiente que tienes que hacer es ponerla en el campo adecuado para enviarle el mensaje.
En el caso más habitual, cuando sólo tienes una persona con la que comunicarte, no hace falta que te preguntes nada: basta con poner su dirección de correo electrónico en el campo “Para”, escribir el contenido del mensaje y ¡listo!
Si, por ejemplo, necesitas escribir un correo electrónico a “Juana”, introduces su dirección de correo electrónico en el campo “Para” y envías el mensaje con sólo dos clics: sencillo y obvio, ¿verdad?
Ahora imaginemos que este mismo correo electrónico debe enviarse tanto a Jeanne como a Thierry, ¿cómo se hace?
En cuanto tienes que enviar un correo electrónico a más de un destinatario, se te abren varias opciones, y suele ser en este momento cuando empiezas a confundirte sobre dónde colocar las direcciones de correo electrónicoLas direcciones de correo electrónico, también conocidas como "direcciones electrónicas" o simplemente "correos elect... More en cuestión…
La primera pregunta que hay que hacerse es: “¿Las dos personas que van a recibir mi correo electrónico son mis contactos directos para este contenido? Si es así, y en nuestro ejemplo anterior tanto Jeanne como Thierry están directamente implicados y son susceptibles de reaccionar a mi correo electrónico, entonces podemos considerar que ambos deben ser destinatarios directos del correo electrónico, sin distinción.
En este caso, en el campo de entrada “Para” del destinatario, introduzca las dos direcciones de correo electrónico sucesivamente (una tras otra) para que aparezcan una al lado de la otra como destinatarios.
Direcciones de correo electrónico copiadas (CC) a un mensaje
En la práctica, utilizamos el campo copia (CC) en lugar del campo destinatario principal (Para) cuando el contenido enviado es simplemente informativo por parte de la persona añadida como copia, y no es el destinatario real de este contenido. Por tanto, queremos que la persona copiada esté informada del contenido de este mensaje, pero no esperamos necesariamente una respuesta por su parte al respecto, a diferencia de la persona identificada como destinatario directo (Para) del contenido enviado.
Este tipo de copia se da a menudo en el ámbito profesional, por ejemplo, cuando un empleado escribe un mensaje a otro empleado de la misma empresa (o a un proveedor), incluyendo una copia a una persona de otro departamento que debe recibir la información transmitida (aunque esta persona no esté destinada a participar directamente en el intercambio iniciado entre el emisor y el destinatario).
Debe tenerse en cuenta que la persona que recibe el mensaje del que era simplemente una copia (CC) verá por sí misma que no es el destinatario principal del correo electrónico, y por tanto podrá deducir por sí misma que no se espera necesariamente una respuesta por su parte en relación con este contenido específico.
Para incluir una dirección de correo electrónico como copia de un mensaje, basta con introducirla en el campo CC del cuerpo del mensaje. En el ejemplo siguiente, podemos ver que Jeanne es la destinataria principal del mensaje que se enviará, y que Thierry será una simple copia del mensaje.
Nota: no es posible enviar un mensaje con la dirección de una sola persona como copia (CC): debe introducirse al menos una dirección de correo electrónico en el campo de destinatario “Para”, de modo que pueda utilizarse además otra dirección de copia (CC).
Copia oculta (CCO) de direcciones de correo electrónico a un mensaje
El campo de copia oculta (CCO) es un campo especial que difiere claramente del uso de los campos de destinatario principal (Para) y de con copia (CC). Así como el uso preferente del campo “Para” o del campo “CC” puede ser a veces subjetivo e intercambiable, el uso del campo CCO es radicalmente diferente.
Se trata de ocultar deliberadamente al destinatario que un tercero ha obtenido el mensaje enviado, lo que puede ser útil en diversos contextos.
Por ejemplo, puede utilizarse para informar a un tercero del contenido de un mensaje enviado, sin revelar la dirección de correo electrónico del tercero: esto es práctico en el contexto del uso profesional del correo electrónico, por ejemplo en la correspondencia con un cliente sobre los requisitos de un pedido, enviándose una copia oculta a un miembro del equipo de asistencia interna de la empresa.
Otro caso clásico de uso de esta funcionalidad es la necesidad de informar a un empleado de una situación que le concierne, rastreando el mensaje hasta un responsable de la empresa mediante copia oculta.
Hay que tener en cuenta que la persona que recibe el mensaje para el que se realizó la copia oculta (CCO) verá por sí misma que no es el destinatario principal del correo electrónico y, por lo tanto, podrá deducir por sí misma que no se espera necesariamente una respuesta por su parte en relación con este contenido específico.
Para incluir una dirección de correo electrónico como copia de un mensaje, basta con introducirla en el campo CCO del cuerpo del mensaje. En el ejemplo siguiente, podemos ver que Jeanne es la destinataria principal del mensaje que se enviará, y que Thierry estará en copia oculta del mensaje.
Nota: no es posible enviar un mensaje utilizando sólo la dirección de una persona como copia oculta (CCO): debe haberse introducido al menos una dirección de correo electrónico en el campo de destinatario “Para”, de modo que pueda utilizarse además otra dirección de copia oculta (CCO).
¿Qué pueden ver y deducir los destinatarios del correo electrónico de los campos Para, CC y CCO?
Las elecciones realizadas por el redactor del mensaje enviado serán claramente visibles como tales para quienes reciban el mensaje: todo el mundo podrá ver quién era el destinatario o destinatarios principales del mensaje y quién era sólo una copia simple (CC) del mensaje.
Sin embargo, una persona que sea copia oculta (CCO) no será conocida por los demás destinatarios de los campos Para y CC del mensaje, y no sabrá si había otras personas (además de ella misma) que eran copias ocultas.
Como ejemplo concreto, tomemos el siguiente mensaje:
Si nos ponemos en la piel de las distintas personas que han recibido este correo electrónico, todos podrán deducir lo siguiente cuando abran el contenido:
– Jeanne :
* sabrá que ella y Thierry eran los destinatarios del mensaje
* sabrá que Frederic recibió una copia del mensaje
* no sabrá que Sophie y Marc también recibieron el contenido del mensaje
– Thierry :
* sabrá que él y Jeanne eran los destinatarios del mensaje
* sabrá que Frederic recibió una copia del mensaje
* no sabrá que Sophie y Marc también recibieron el contenido del mensaje
– Frederic :
* sabrá que recibió una copia del mensaje
* sabrá que los principales destinatarios del mensaje eran Jeanne y Thierry
* no sabrá que Sophie y Marc también recibieron el contenido del mensaje
– Marc:
* sabrá que tenía una copia oculta (CCO) del mensaje, y por lo tanto que Thierry, Jeanne y Frederic no son conscientes de que lo consiguió también
* sabrá que los principales destinatarios del mensaje eran Jeanne y Thierry
* sabrá que Frederic recibió una copia del mensaje
* no sabrá que Sophie también recibió una copia oculta (CCO) del contenido del mensaje
– Sophie
* sabrá que ella era la copia oculta (CCO) del mensaje, y por tanto que Thierry, Jeanne y Frederic no son conscientes de que ella también lo recibió.
* sabrá que los principales destinatarios del mensaje eran Jeanne y Thierry
* sabrá que Frederic recibió una copia del mensaje
* no sabrá que Marc también recibió una copia oculta (CCO) del contenido del mensaje
Límites técnicos y legales para múltiples destinatarios de correo electrónico
Algo que todos hemos experimentado al menos una vez es recibir un correo electrónico dirigido a un número muy elevado de personas como destinatarios directos. Este escenario es típico de alguien que tiene una agenda de contactos de correo electrónico y que decide utilizar su sistema de mensajería personal (gmail, yahoo, outlook, …) para enviar el mismo mensaje a todos sus contactos.
Los sistemas de mensajería pueden simplificar este proceso al permitir escribir a un grupo de contactos (en lugar de a una única dirección), y el resultado de esta operación es la inclusión de cada una de las direcciones de correo electrónico del grupo en el campo “Para” del correo electrónico que se va a enviar (dependiendo del tamaño de la libreta de direcciones, a veces puede tratarse de cientos de contactos que se incluirán como destinatarios del mensaje).
Aunque esta operación es sencilla y facilita el contacto con todos tus contactos a la vez, en realidad puede convertirse rápidamente en problemática, por varias razones.
En primer lugar, desde un punto de vista jurídico, y en función de la normativa vigente en el país de que se trate (por ejemplo, el cumplimiento del RGPD para las personas que viven en la UE), la distribución (y por tanto la divulgación) de direcciones de correo electrónico a toda una lista de personas puede no estar autorizada. En efecto, si se incluyen varios cientos de contactos de la libreta de direcciones en el campo “Para” del mensaje, esto significa que cada uno de los destinatarios verá todas las direcciones de correo electrónico de todas las personas contactadas, ya que, como vimos anteriormente, esta información se muestra en texto plano en el encabezamiento del correo electrónico recibido.
Es más, enviar el mismo correo electrónico a un gran número de personas a través de tu servicio de mensajería personal puede hacer que se bloquee si se ha superado la cuota máxima diaria de correo electrónico. Los sistemas de mensajería personal gratuitos no están dedicados al envío “masivo” de correos electrónicos, por lo que se aplican cuotas diarias (con diversos umbrales de tolerancia según el sistema de mensajería), lo que impide a los remitentes utilizar su sistema de mensajería como medio para enviar boletines masivos, por ejemplo.
Como el envío masivo de correos electrónicos es una rama específica del correo electrónico (conocida como “Marketing por correo electrónico”), las mejores prácticas/normas para su uso son diferentes de las de uso personal, y deben enviarse a través de servicios dedicados a este tipo de tráfico de marketing, conocidos como “enrutadores de correo electrónico”.
El problema de revelar todos los contactos de la libreta de direcciones a todos los destinatarios está totalmente gestionado por los enrutadores de correo electrónicoUn programa de correo electrónico masivo es un servicio en línea que simplifica y mejora (mediante estadísticas y seg... More, que envían sucesivos correos electrónicos puntuales a un ÚNICO contacto destinatario cada vez, garantizando la confidencialidad y el cumplimiento de normativas legales como el RGPD.
Así pues, cuando el remitente empieza a tener una agenda de contactos importante y prácticas de envío de correos electrónicos distintas del uso personal de su servicio de mensajería privada, debe tener en cuenta los aspectos técnicos y legales asociados a esta forma de comunicación por correo electrónico, que son diferentes del uso puramente personal y de bajo volumen. Uno de los aspectos vinculados a las buenas prácticas en el envío masivo de correos electrónicos es la necesidad de garantizar que las direcciones de correo electrónico utilizadas sean siempre válidas, mejorando así la entregabilidad de los correos enviados.
Alternativa a la copia CC y a la copia oculta CCO : la función “reenviar un correo electrónico”
Ahora que ya dominas el arte y oficio de jugar inteligentemente con los destinatarios, la copia (CC) y la copia oculta (CCO), vamos a ver que también existe otra forma de informar a alguien de un mensaje enviado. Ya no se trata de incluir la dirección de correo electrónico de la persona en cuestión directamente en el momento de enviar el mensaje, sino de realizar esta acción a posteriori, utilizando la acción “reenviar” de su correo electrónico.
Esta acción difiere en varios aspectos de las acciones de copia simple y copia oculta descritas en el párrafo anterior, y aquí entraremos en más detalles para facilitar su comprensión.
Así, por ejemplo, si el correo electrónico se envió únicamente a Jeanne (la única destinataria del mensaje, sin copia simple ni copia oculta), y ahora quieres informar también a Thierry: la mejor manera de hacerlo es ir al correo electrónico que enviaste y hacer clic en el botón “reenviar”, que te permite enviar una copia del contenido del correo electrónico a otra persona: entonces pondrás la dirección de correo electrónico de Thierry en el campo destinatario (Para) :
Como podemos ver aquí, la función de reenvío de correo electrónico toma el contenido del correo electrónico enviado (o recibido), y añade automáticamente la información relativa al correo electrónico inicial, precedida por la cabecera “Forwarded message”. Esta adición automática permite al destinatario ver directamente que el mensaje que ha recibido es un reenvío de un mensaje ya enviado (en este caso a Jeanne), y que le fue reenviado posteriormente.
Muy a menudo, el remitente del mensaje reenviado añade un pequeño texto antes del bloque “Forwarded message” para indicar a la persona a la que se reenvía por qué se le reenvía: en particular, encontraremos siglas como “PSI” (que significa “para su información”), que indican al destinatario que el mensaje enviado tiene únicamente fines informativos, para que conozca su contenido, sin ninguna expectativa particular de respuesta por su parte.
Un caso típico de una transferencia de este tipo es, por ejemplo, si una de las personas que recibe el mensaje considera que el contenido debe compartirse con otras personas que no estaban incluidas en el envío inicial del mensaje por parte de su remitente. En este caso, el receptor hará clic en “Reenviar” para compartir el contenido del mensaje que ha recibido con otras personas.
Hay que tener en cuenta que durante esta función de transferencia se aplican las mismas reglas que las vistas anteriormente, dependiendo de si las direcciones de correo electrónico se introducen en los campos “Para”, copia simple (CC) o copia oculta (CCO). Por lo tanto, el correo electrónico reenviado debe considerarse como un simple correo electrónico con un contenido diferente, y que por lo tanto se regirá de la misma manera que cualquier otro correo electrónico en lo que se refiere a la elección de destinatarios incluidos, destinatarios con copia o destinatarios con copia oculta.
Corrección automática de la dirección de correo electrónico introducida en uno de los campos de destinatario o copia (CC o CCO)
Muchas personas piensan intuitivamente que cuando introducen su dirección de correo electrónico en uno de los campos “Para”, “CC” o “CCO”, ésta se corregirá automáticamente (si está mal escrita, por ejemplo).
En realidad, por desgracia, esto no es así: como mucho, algunos clientes de correo electrónico modernos pueden resaltar si una dirección de correo electrónico procede de un contacto conocido de su libreta de direcciones (dándole un color diferente o mostrando una imagen asociada a él si existe), pero esto no garantiza en absoluto que la dirección de correo electrónico introducida siga siendo válida y pueda recibir el mensaje que se va a enviar. Este tipo de funcionalidad representa un servicio en sí mismo denominado “verificación del correo electrónico“, y es incluso una práctica habitual y necesaria en el marketing por correo electrónicoEl marketing por correo electrónico es una estrategia de marketing digital que utiliza el correo electrónico como medi... More para garantizar una mejor entregabilidad en la bandeja de entrada.
Para uso personal, no hay una forma inmediata y obvia de asegurarse de que la dirección de correo electrónico introducida en uno de los campos es válida. Sin embargo, para quienes utilizan Gmail, hay que tener en cuenta que este último puede reconocer direcciones de correo electrónico con las que ya ha estado en contacto (aunque no estén necesariamente en la lista de contactos del propio remitente). Así, con gmail, cuando introduzcas una dirección de correo electrónico en uno de los 3 campos posibles, si conoces la dirección de correo electrónico y tiene una imagen, gmail la mostrará junto a la dirección de correo electrónico que has introducido, dándote la seguridad de que lo que has introducido es correcto (aunque no sea infalible y algunas de estas direcciones ya no existan).
Resumen de las diferencias entre destinatario (Para), copia simple (CC) y copia oculta (CCO) de un correo electrónico
Como habrás descubierto en este artículo técnico, hay muchas formas de enviar un mensaje por correo electrónico a una o varias personas, y cada una tiene sus características específicas.
Ahora que ya dominas estos aspectos a la perfección, te sorprenderá ver que los correos electrónicos que recibes a menudo no respetan estos elementos correctamente y suelen enviarse un poco al azar y sin una verdadera comprensión. Así que no dudes en compartir este artículo con los demás para ayudarles a comprender mejor cuándo es mejor utilizar la copia simple (CC), la copia oculta (CCO), el uso de uno o varios destinatarios, o incluso la función de reenvío de mensajes.
Esperamos que estos elementos técnicos hayan sido de tu interés, así que no dudes en ponerte en contacto con nosotros si tienes una pregunta o una necesidad específica sobre la gestión de tu email marketing. ¡Nuestro equipo de entusiastas sin duda podrá responderte!
Renaud es un experto en entrega de correos electrónicos.
Aquí le ofrece una serie de archivos y consejos técnicos para que el envío de correos electrónicos deje de tener secretos para usted.