Accordo sul trattamento dei dati personali

Nell’ambito dei Servizi forniti all’Utente, MAILNJOY è portata a realizzare operazioni di trattamento dei dati personali per conto dell’Utente. Questo trattamento viene effettuato per la durata del rapporto contrattuale tra MAILNJOY e l’Utente.

Il trattamento effettuato da MAILNJOY per conto dell’Utente è descritto di seguito:

  • Memorizzazione di elenchi di indirizzi e-mail caricati dall’Utente
  • Eliminazione degli elenchi di indirizzi e-mail caricati dall’Utente
  • Elaborazione degli indirizzi e-mail contenuti negli elenchi dell’Utente.

Inoltre, il consenso dell’Utente a tale trattamento è tacitamente acquisito.

A questo proposito, MAILNJOY dichiara di fornire garanzie sufficienti per quanto riguarda l’attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate affinché il trattamento soddisfi i requisiti del GDPR e assicuri la protezione dei diritti dell’interessato, e si impegna a rispettare i seguenti obblighi:

1. Obblighi di MAILNJOY

a) Istruzioni dell’utente

MAILNJOY si impegna a trattare i dati personali solo per l’esecuzione dei Servizi secondo le istruzioni dell’Utente. Pertanto, MAILNJOY si impegna a non concedere, affittare, trasferire o comunicare in altro modo a terzi, in tutto o in parte, i dati personali, anche a titolo gratuito, e a non utilizzare i dati personali per scopi diversi da quelli stabiliti nelle Condizioni Generali d’Uso.

Nel caso in cui MAILNJOY ritenga che un’istruzione data dall’Utente costituisca una violazione della legge applicabile, dovrà informare immediatamente l’Utente.

b) Riservatezza e sicurezza

MAILNJOY garantisce la riservatezza dei dati personali trattati nell’ambito dei Servizi. A tal fine, assicura:

  • comunicare i dati personali solo a coloro che hanno bisogno di conoscerli
  • che tali persone sono a conoscenza delle istruzioni dell’Utente e si impegnano a trattare i dati personali loro affidati solo nel rigoroso rispetto di tali istruzioni
  • sono soggetti a un adeguato obbligo di riservatezza contrattuale o legale
  • che ricevano la formazione necessaria per la protezione dei dati personali.

MAILNJOY si impegna a mettere in atto le misure tecniche e organizzative adeguate per preservare la riservatezza e la sicurezza dei dati personali e, in particolare, per evitare che vengano distorti, danneggiati o comunicati a terzi non autorizzati e, più in generale, per proteggere i dati personali dalla distruzione accidentale o illecita, dalla perdita accidentale, dall’alterazione, perdita accidentale, alterazione, divulgazione o accesso non autorizzati, nonché contro qualsiasi forma di trattamento illecito, precisando che tali misure devono garantire, tenendo conto dello stato dell’arte e dei costi associati alla loro attuazione, un livello di sicurezza adeguato ai rischi presentati dal trattamento e alla natura dei dati da proteggere e, più in generale, al fine di garantire un livello di sicurezza dei dati personali adeguato al rischio.

c) Notifica di violazioni di dati personali

In caso di violazione della sicurezza che comporti, accidentalmente o illegalmente, la distruzione, la perdita, l’alterazione, la divulgazione non autorizzata dei dati personali trattati da MAILNJOY, o l’accesso non autorizzato a tali dati, MAILNJOY si impegna a informare immediatamente l’Utente entro 72 ore dal rilevamento dell’incidente.

In tali circostanze, e in consultazione con l’Utente, MAILNJOY si impegna a mettere in atto le misure necessarie per proteggere i dati, e a limitare qualsiasi effetto negativo sulle persone interessate.

MAILNJOY si impegna a fornire all’Utente tutte le informazioni e l’assistenza ragionevoli per consentire all’Utente di adempiere ai suoi obblighi di notifica alle autorità di protezione dei dati.

d) Assistenza all’Utente

MAILNJOY si impegna, per quanto possibile, ad assistere l’Utente nel rispetto dei propri obblighi. Pertanto, MAILNJOY dovrà:

  • rispondere prontamente a qualsiasi richiesta dell’Utente relativa ai dati personali trattati, al fine di consentire all’Utente di prendere in considerazione, entro i termini previsti, le eventuali richieste degli interessati (diritto di accesso, diritto di rettifica, diritto di distruzione, ecc.) e, più in generale, tenere conto della natura del trattamento e assistere l’Utente, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, nell’adempimento dell’obbligo di rispondere alle richieste degli interessati al fine di esercitare i loro diritti;
  • inviare all’Utente, al momento della ricezione, le richieste degli interessati per l’esercizio dei loro diritti.

e) Accesso ai dati / Cancellazione

In qualsiasi momento, durante l’esecuzione delle Condizioni Generali d’Uso, l’Utente potrà accedere ai dati personali trattati da MAILNJOY o cancellarli direttamente dal Sito attraverso la funzione di cancellazione della lista.

Al termine dei rapporti contrattuali, a scelta dell’Utente, MAILNJOY si impegna a distruggere tutti i dati personali o a restituirli all’Utente o a un altro subappaltatore da lui designato, se tecnicamente fattibile, entro un termine massimo di 3 mesi. La restituzione dovrà essere accompagnata dalla distruzione delle copie esistenti nei sistemi informatici di MAILNJOY, a meno che la legge applicabile non ne imponga la conservazione. MAILNJOY si impegna a comunicare all’Utente, su richiesta, il certificato di tale distruzione.

2. Audit

MAILNJOY si impegna a fornire all’Utente tutte le informazioni e i documenti necessari per dimostrare l’adempimento degli obblighi qui stabiliti.

MAILNJOY autorizza l’Utente o qualsiasi altro revisore esterno che non sia un concorrente di MAILNJOY e che sia stato nominato dall’Utente, a ispezionare e verificare le sue attività di trattamento dei dati personali, e si impegna a soddisfare tutte le richieste ragionevoli fatte dall’Utente per verificare che MAILNJOY rispetti gli obblighi contrattuali imposti da questa appendice.

Si conviene che, in base alle richieste degli enti regolatori, tali verifiche potranno avvenire al massimo una (1) volta per anno contrattuale. In ogni caso, l’Utente dovrà dare a MAILNJOY un preavviso di almeno trenta (30) giorni e l’audit non dovrà in alcun modo perturbare le attività correnti di MAILNJOY. La verifica sarà limitata alle attività di trattamento dei dati personali realizzate da MAILNJOY per conto dell’Utente, e l’Utente non potrà accedere ai dati degli altri clienti di MAILNJOY.

MAILNJOY si impegna a fornire tutti i documenti di supporto che dimostrino che il trattamento è conforme alle istruzioni dell’Utente e che sono state adottate le misure di sicurezza adeguate.

Il costo totale dell’audit sarà a carico del richiedente.

3. Successivi subappalti

L’Utente è informato, e accetta espressamente, che nell’ambito dei Servizi, MAILNJOY potrà ricorrere a subappaltatori che avranno accesso/elaboreranno i dati personali affidati dall’Utente per suo conto. L’elenco dei subappaltatori interessati è il seguente:

SubappaltatoreServizio
AWS FranciaHosting
Servizio Orange BusinessHosting
OVH FranciaHosting
Scaleway (ex Online)Hosting
PaypalPagamento
StrisciaPagamento
Elenco dei subappaltatori di Mailnjoy

MAILNJOY si impegna a mettere in atto tutte le garanzie necessarie per assicurare che i trasferimenti siano conformi alla normativa.

In questo contesto, l’Utente autorizza espressamente MAILNJOY a sottoscrivere, in suo nome e per suo conto, clausole contrattuali standard tra il titolare e il responsabile del trattamento dei dati con i successivi responsabili del trattamento (si vedano le clausole standard della Commissione Europea al seguente indirizzo:

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32010D0087&from=EN

In caso di modifica dell’elenco dei suoi subappaltatori, MAILNJOY informerà l’Utente tramite e-mail o notifica nell’account del cliente, che avrà la possibilità di chiudere il suo account in caso di obiezione. Si precisa che tale notifica includerà tutte le informazioni relative a qualsiasi trasferimento di dati personali al di fuori dell’Unione Europea.

Quando MAILNJOY si avvale di subappaltatori per realizzare attività specifiche di trattamento per conto e su istruzioni dell’Utente, si impongono contrattualmente ai subappaltatori gli stessi obblighi di protezione dei dati previsti dalle CGU, in particolare per quanto riguarda la presentazione di garanzie sufficienti sull’attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate.

È responsabilità di MAILNJOY assicurarsi che i subappaltatori successivi presentino garanzie sufficienti affinché il trattamento soddisfi i requisiti del RGPD. Se i subappaltatori successivi non adempiono ai loro obblighi in materia di protezione dei dati, si ricorda che MAILNJOY rimane pienamente responsabile nei confronti dell’Utente per l’adempimento degli obblighi da parte dei subappaltatori successivi.

4. Trasferimenti di dati personali al di fuori dell’UE per scopi legali

Se MAILNJOY è tenuta a effettuare tali trasferimenti in base alla legge applicabile, si impegna a informare immediatamente l’Utente di tale obbligo legale prima del trattamento, a meno che la legge applicabile non vieti tali informazioni per motivi di interesse pubblico.

Informativa sulla privacy Protezione dei dati personali

Nell’ambito della sua attività e al fine di fornire i Servizi, MAILNJOY è tenuta a raccogliere e trattare i dati personali dei suoi utenti (di seguito gli “Utenti”).

La presente politica sulla privacy, stabilita da MAILNJOY, ha lo scopo di fornire agli Utenti un’informazione sintetica e globale sul trattamento dei dati personali da parte di MAILNJOY.

MAILNJOY attribuisce particolare importanza al rispetto della privacy degli Utenti e alla riservatezza dei loro dati personali, e pertanto si impegna a trattare i dati in conformità con le leggi e i regolamenti applicabili, e in particolare con la legge n. 78-17 del 6 gennaio 1978 relativa al trattamento dei dati, file e libertà (di seguito la “Legge sulla protezione dei dati”), e il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (di seguito il “GDPR”).

Definizioni

Dati personali: i dati personali sono tutte le informazioni relative a una persona fisica identificata o identificabile, ossia una persona che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con riferimento a un numero di identificazione o a uno o più elementi specifici di tale persona.

Trattamento dei dati personali: per trattamento dei dati personali si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni eseguite su tali dati, indipendentemente dal processo utilizzato, e in particolare la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la divulgazione mediante trasmissione, diffusione o altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, il blocco, la cancellazione o la distruzione.

Cookie: un cookie è un’informazione inserita nel disco rigido di un utente di Internet dal server del sito che sta visitando. Contiene diversi dati: un identificatore sotto forma di numero unico ed eventualmente una data di scadenza. Queste informazioni sono talvolta memorizzate sul computer in un semplice file di testo a cui il server accede per leggere e registrare le informazioni.

Responsabile del trattamento dei dati – DPO

La società responsabile del trattamento dei dati personali di cui al presente documento è MAILNJOY, società per azioni semplificata con capitale di 25.000 euro, iscritta al Registro del Commercio e delle Imprese di Tolosa con il numero 882433030 e la cui sede legale si trova al 6b rue de la Gravette – 31830 PLAISANCE du TOUCH.

MAILNJOY ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati che può essere contattato al seguente indirizzo: dpo@mailnjoy.com.

Dati raccolti

MAILNJOY raccoglie i dati degli Utenti per fornire loro i servizi per i quali si sono iscritti alla piattaforma.

Il carattere obbligatorio o facoltativo dei dati forniti (per poter finalizzare la registrazione dell’Utente e fornirgli i servizi di MAILNJOY) è indicato al momento della raccolta con un asterisco.

Inoltre, alcuni dati vengono raccolti automaticamente come risultato delle azioni dell’Utente sul sito (si veda il paragrafo sui cookie).

Obiettivi

I dati personali raccolti da MAILNJOY durante la prestazione dei servizi sono necessari per l’esecuzione dei contratti stipulati con l’Utente, o per consentire a MAILNJOY di perseguire i propri interessi legittimi nel rispetto dei diritti dell’Utente. Alcuni dati possono essere trattati anche sulla base del consenso dell’Utente.

MAILNJOY tratta i dati per le seguenti finalità:

  • Gestione commerciale e contabile del contratto ;
  • Attivazione del marketing e gestione dell’animazione;
  • Rilevamento di comportamenti dannosi (frodi, trattamenti iniqui, ecc.) ;
  • Migliorare l’esperienza dell’utente sul sito;
  • Più in generale, una qualsiasi delle finalità di cui all’articolo 2 della Deliberazione n. 2012-209 del 21 giugno 2012 che istituisce una norma semplificata in materia di trattamento automatizzato di dati personali relativi alla gestione di utenti e prospect.

Destinatari dei dati

I dati personali raccolti sono destinati ai reparti commerciali e contabili di MAILNJOY. Possono essere trasmessi alle filiali di MAILNJOY o alle aziende subappaltatrici che MAILNJOY può utilizzare nell’ambito dell’esecuzione dei suoi servizi.

In questo contesto, i dati personali possono essere trasferiti in un paese all’interno o all’esterno dell’Unione Europea. MAILNJOY attua garanzie per assicurare la protezione e la sicurezza di questi dati, in conformità con la normativa.

MAILNJOY non vende né affitta i dati personali a terzi per qualsiasi scopo commerciale.

Al di fuori di questi casi, i dati personali possono essere comunicati a terzi solo nelle seguenti circostanze:

  • Con il loro permesso;
  • Su richiesta delle autorità legalmente competenti, su richiesta giudiziaria o nell’ambito di un procedimento legale.

Periodo di conservazione dei dati

Per adempiere ai propri obblighi legali o per avere gli elementi necessari per far valere i propri diritti, MAILNJOY potrà archiviare i dati alle condizioni previste dalla normativa.

Di conseguenza, i dati personali raccolti da MAILNJOY relativi all’identità e ai dati di contatto dei suoi Utenti vengono archiviati per un periodo massimo di due anni dalla cessazione dei rapporti contrattuali nel caso di Utenti clienti, o dalla data della loro raccolta da parte del titolare del trattamento o dell’ultimo contatto con l’Utente potenziale nel caso di dati relativi a quest’ultimo.

Per risoluzione del rapporto contrattuale si intende la cancellazione espressa del contratto da parte dell’Utente o il mancato utilizzo dei servizi di MAILNJOY per un periodo di cinque anni. Questo periodo si riduce a 6 mesi se l’Utente non ha mai effettuato un acquisto.

Diritti dell’utente

In conformità alla normativa, l’Utente ha il diritto di accedere e rettificare i dati che lo riguardano, consentendogli di rettificare, completare, aggiornare o cancellare i dati inesatti, incompleti, equivoci, obsoleti o la cui raccolta, utilizzo, comunicazione o conservazione è vietata.

L’Utente ha inoltre il diritto di richiedere la limitazione del trattamento e di opporsi per motivi legittimi al trattamento dei propri dati personali. L’Utente può anche dare istruzioni su cosa debba accadere ai suoi dati personali in caso di morte.

Ove applicabile, gli Utenti possono richiedere la portabilità dei propri dati o, qualora la base giuridica del trattamento sia il consenso, revocare il proprio consenso in qualsiasi momento.

Gli utenti possono esercitare i propri diritti inviando un’e-mail a privacy@mailnjoy.com o per posta a :

MAILNJOY – Informativa sulla privacy
6B rue de la Gravette
31830 Plaisance du Touch

Gli utenti possono inoltre modificare i propri dati in qualsiasi momento collegandosi al sito www.mailnjoy.com e cliccando su “il mio profilo” o contattando il servizio di relazioni con i clienti all’indirizzo support@mailnjoy.com.

L’Utente può annullare l’iscrizione alla newsletter o alle e-mail di marketing di MAILNJOY seguendo i link di annullamento dell’iscrizione inclusi in ciascuna di queste e-mail.

In caso di controversia, l’Utente può presentare un reclamo alla CNIL, i cui dati di contatto sono disponibili all’indirizzo www.cnil.fr.

L’Utente può accedere a informazioni dettagliate sull’uso dei suoi dati personali, in particolare per quanto riguarda le finalità del trattamento, le basi giuridiche che consentono a MAILNJOY di trattare i dati, i periodi di conservazione, i destinatari e, se del caso, i trasferimenti di tali dati in un paese al di fuori dell’Unione Europea, nonché le garanzie applicate. A tal fine, l’Utente può inviare una richiesta via e-mail a dpo@mailnjoy.com.

Biscotti

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Dopo questo periodo, si chiederà nuovamente il consenso.

Sicurezza

MAILNJOY ha preso tutte le precauzioni necessarie per proteggere la sicurezza dei dati personali e, in particolare, per evitare che vengano distorti o danneggiati o che vi accedano terzi non autorizzati.

Queste misure includono le seguenti:

  • Firewall a più livelli,
  • Anti-virus con una comprovata esperienza,
  • Rilevamento dei tentativi di intrusione,
  • Trasmissione dei dati crittografata con tecnologia SSL/https/VPN
  • Centri dati ISO 27001

Inoltre, l’accesso al trattamento da parte dei Servizi MAILNJOY richiede l’autenticazione delle persone che accedono ai dati, mediante un codice di accesso individuale e una password.

Qualsiasi domanda sulla sicurezza del sito web di MAILNJOY può essere rivolta a support@mailnjoy.com.

Modifiche all’Informativa sulla privacy

MAILNJOY si riserva il diritto di modificare la presente Politica di Privacy per conformarsi ai cambiamenti delle leggi e dei regolamenti in vigore.

Ove possibile, le modifiche saranno notificate tramite il nostro sito web o via e-mail almeno trenta giorni prima della loro entrata in vigore.

Contatto

Qualsiasi domanda relativa alla politica sulla privacy di MAILNJOY può essere inviata via e-mail a dpo@mailnjoy.com o per posta a :

MAILNJOY – Informativa sulla privacy
6B rue de la Gravette
31830 Plaisance du Touch